ТОП-16 інструментів для віддаленої роботи

Існує популярний міф, що простіше підтримувати work-life balance та зберігати продуктивність, працюючи віддалено. Проте це не так.

Згідно з дослідженням Buffer 2020, головні проблеми віддаленої роботи:

• 20% — комунікація;
• 18% — нездатність зупинитися (в середньому віддалено ми перепрацьовуємо 1-2 години);
• 12% — відволікаючі фактори.

Так, наприклад, складно працювати продуктивно, коли тебе відволікають діти або коли ти проводиш понад 10 годин за ноутбуком. І якщо з першою проблемою вам допоможуть тільки шумопригнічуючі навушники та переїзд в іншу кімнату, то з рештою легко впоратися за допомогою різних сервісів та ПЗ.

Ми зібрали добірку сервісів, які роблять віддалену роботу більш продуктивною, у таких тематиках:

• ПО для спільної роботи та управління проєктами,
• продукти для підвищення продуктивності,
• тулзи для візуалізації,
• месенджери та відеозв’язок.

Спільна робота та управління проєктами

Використання сервісів для спільної роботи на віддаленій роботі — must-have для сучасної команди. Такі інструменти допомагають зберегти час, покращити комунікацію та забезпечити ефективну передачу інформації між віддаленими членами команди. Ось які продукти можуть допомогти для ціх цілей.

Jira

Jira — ПЗ для управління проєктами. Підходить як для розробки програмного забезпечення, зокрема для agile-команд, так і для проєктів у інших сферах. У додатку доступний робочий простір з різними інструментами, за допомогою яких команди можуть планувати, ставити та відстежувати завдання, керувати роботою та створювати у Jira звіти по співробітникам. З цікавого, за допомогою додаткових плагінів можна під’єднати різноманітні функції, наприклад, автоматизоване створення діаграми Ґанта на основі всіх ваших завдань. Також в ПЗ є вбудовані scrum і kanban-дошки.

Це безкоштовний трекер завдань, але розширені можливості доступні за ціною від 7,75 $/місяць.

Basecamp

Basecamp обіцяє організувати ефективну віддалену роботу. Проєкт більш універсальний, ніж Jira. Сервіс пропонує такі інструменти: to-do list, дошка повідомлень, чат для швидких обговорень, планування строків та етапів в автоматизованих графіках, розставлення пріоритетів, зберігання документів та багато іншого. Owner’и Basecamp відомі ще й тим, що видали бестселер за версією New York Times — “Remote: office not required”. Ця книга — путівник з віддаленої роботи без загальних фраз (в будь-якому разі, так обіцяють автори).

Якщо ж повернутися до власне сервісу, то ціна на нього немаленька — 99 $/місяць.

Monday

Ще один інструмент для організації проєктів. Monday особливий тим, що багато задач можна оптимізувати, зекономивши час працівників, інтерфейс і функції можна повністю підлаштувати під свої потреби. Є також інтеграція з популярними сервісами: Gmail, Jira, Slack, Asana, GitHub та іншими.

Ціни для п’яти учасників проєкту стартують від 8 €/місяць.

Підвищення продуктивності

Тайм-трекери на віддаленій роботі — інколи незамінні інструменти для керівників і особистого тайм-менеджменту! Вони допомагають контролювати та керувати своїм робочим часом, а також відстежувати продуктивність за різними типами завдань. Так PM можуть отримувати чітку картину про те, як наша команда використовує час, знаходити способи покращити загальні процеси. Для айтівців таке ПО стає помічниками у плануванні дня, униканні овертаймів та збереженні work-life балансу. Розібрали кілька сервісів, які можуть бути корисними для особистих та корпоративних цілей.

Toggl

Тайм-трекер Toggl зручний та простий у використанні. З його допомогою ви зможете відповісти на актуальне питання, куди зникає ваш час. Функція  “reminder” допоможе вам пам’ятати про те, чи активували ви трекер. Також доступна статистика витраченого часу на завдання чи цілий проєкт, що особливо актуально для аналізу роботи в команді. Трекер автоматично створює інфографіку за вашим витраченим часом. Є інтеграція з Asana, Basecamp, Bitbucket, Evernote, Github, Jira, Trello та багатьма іншими сервісами.

Трекер доступний за ціною від 10 $/місяць.

Timely

Розумний тайм-трекер Timely відстежить час у різних додатках та на сайтах. Тепер ваш менеджер не буде боятися, що ви сидите вдома без роботи. Трекер буде особливо корисним, якщо ви отримуєте погодинну оплату: доступна функція автоматичного розрахунку витраченого часу (ціни) на різні проєкти. Особливість Timely у тому, що вам не потрібно нічого заповнювати – додаток сам «зрозуміє», яку задачу й у який відрізок часу ви виконували, а потім автоматично відправить звіт про роботу у віддаленому форматі.

ПЗ має можливість інтеграції з Trello, Asana, Jira, Monday, Teamwork, Slack, Zoom, Outlook, Skype та багатьма іншими сервісами.

Ціна на трекер стартує від 5 $/місяць з 5 доступними проєктами.

Harvest

Інший тайм-трекер для віддаленої роботи, який ми розглянемо, — Harvest. Окрім класичних функцій відстеження часу (і його вартості), сервіс відомий високим рівнем захисту персональних даних клієнтів. Є можливість затвердження свого графіку та розкладу. Окрім цього, Harvest підкаже, коли хтось з ваших колег надто завантажений і близький до вигорання, а хто може взяти додаткове завдання. Трекер підтримує інтеграцію з більш ніж сотнею додатків.

Сервіс безкоштовний для індивідуального використання (до двох проєктів), в іншому випадку доведеться заплатити 12 $/місяць.

Clockify

Серед дорогих продуктів з обмеженнями ми все-таки знайшли для вас і безкоштовний тайм-трекер. За допомогою Clockify ви зможете відстежувати продуктивність, категоризувати час, відмічати його як оплачуваний. На жаль, робити помітки, а також відмічати початок і кінець роботи над задачею потрібно вручну (однак це оптимально, якщо шукаєте тайм-трекер для себе). Також з ним достатньо зручно працювати в команді: можна відстежити, як просувається робота над проєктом, у тому числі в режимі реального часу. Також у додатку можна встановлювати дедлайни для проєктів та нагадування. Звіти з ефективності створюються автоматично – тепер ви будете знати напевно, коли у вас найвища продуктивність.

Як ми вже казали, додаток абсолютно безкоштовний, але розширені можливості доступні за ціною від 3,99 $/місяць.

Інструменти для візуалізації

Сервіси для візуалізації допомагають командам відображати складні процеси, архітектуру систем, процеси розробки, потоки даних та інші ключові аспекти проєкту у зрозумілій формі. Це сприяє кращому розумінню різних взаємозв’язків, дозволяє ідентифікувати проблеми на ранніх етапах та знайти ефективні шляхи їх розв’язання. А ще візуальні моделі — потужний засіб комунікації, який допомагає залучити всіх учасників команди, включаючи розробників, тестувальників, керівників проєктів та клієнтів.

Conceptboard

Conceptboard — інструмент для візуалізації ідей та керування проєктами. У ньому зручно обговорювати ідеї, макети, стратегії в режимі реального часу з колегами. Це допоможе уникнути непорозумінь, а також покращить комунікацію під час відеодзвінків та розв’язання рутинних питань. Conceptboard надасть вам доступ до дощок, які можна наповнювати різноманітним контентом: текстом, зображеннями, відео, замітками, схемами (mindmaps). Крім того, ви зможете використовувати чат для обговорення, ставити завдання співробітникам, встановлювати різні ролі для роботи над дошкою.

Використовувати сервіс можна безкоштовно, але з обмеженим функціоналом, ціни на розширений пакет стартують від 6 $/місяць.

Miro

Цифрова дошка для візуалізації та роботи у команді. Ви можете додавати тексти і зображенння, створювати карти і діаграми та працювати з візуальними шаблонами. Також інструмент дозволяє комунікувати з командою за допомогою вбудованих відеодзвінків або онлайн-чатів.

Додаток безкоштовний, але з обмеженим функціоналом. Ціна за тариф з розширеними можливостями стартує від 8 $/місяць.

Mural

Ще один інструмент для візуалізації. Надає можливість створювати прості, але інформативні діаграми, викладати ідеї у віртуальному просторі для спільної роботи за допомогою шаблонів, блок-схем, структур або малюнків.

Використовувати сервіс можна безкоштовно, але з обмеженим функціоналом, ціни на розширений пакет стартують від 10 $/місяць.

Відеозв’язок та месенджери

Вибір правильного месенджера та сервісу для відеозв’язку для робочого спілкування — важливий поінт для кожної команди. Він забезпечує швидку, зручну та захищену комунікацію. Правильний месенджер має надійне шифрування, налаштування групових чатів та зручну навігацію. Тоді робота й загалом буде простішою і команда не буде розпилятися на тому, щоб розібратися у непотрібних функціях. Ось кілька варіантів, якщо ви у пошуках продукту для цієї мети.

Cisco WebEx

Для тих, кому набрид Skype, ми пропонуємо сервіс для відеозв’язку WebEx. Серед головних переваг додатку — можливість записувати дзвінки, створювати голосування, а також інтеграція з Jira, Trello, OneDrive, пакетом сервісів від Google тощо. Також сервіс можна впровадити в корпоративну IT-інфраструктуру компанії.

Додаток доступний безкоштовно, але з обмеженим функціоналом, ціна за пакет з розширеними можливостями стартує від 14,5 $/місяць (безкоштовно для користувачів з платіжною адресою в Україні за промокодом ukraine).

Go to meeting

Go to meeting – сервіс для вебконференцій, демонстрацій та відеодзвінків. Він вирізняється хорошою якістю звуку та зображення навіть при дуже повільному інтернеті. Можливі дзвінки з кількістю учасників до 250 осіб. Також є можливість запису дзвінків без обмежень, автоматичне текстове розшифрування діалогів. Go to meeting інтегрується з Google Календар та Office 365.

Ціна за сервіс стартує від 12 $/місяць.

Discord

Discord — безкоштовний месенджер з можливістю аудіо- та відеодзвінків. Сервіс позиціює себе як месенджер для геймерів, проте останнім часом його почали використовувати усі: від шкільних вчителів до бізнесменів. Перевага Discord у тому, що у ньому є гнучкі налаштування звуку (у тому числі для окремих користувачів), доступна функція push to talk, активація голосом. Також є інтеграція з Twitch, YouTube, Skype, Reddit, Facebook, Twitter та іншими додатками. Доступний зручний пошук повідомлень за спеціальними відмітками, режим стрімінгу, самостійний вибір сервера та ще багато мікрофункцій, які полегшать ваше життя.

Сервіс безкоштовний, але є можливість отримати розширений функціонал за 5 $/місяць.

Microsoft Teams

Програма для групового спілкування, обміну файлами, планування зустрічей і відеоконференцій. Онлайн-зустрічі можуть проводитися на команду до 250 осіб і тривати до 24 годин. Програма інтегрується з OneDrive і SharePoint.

Користуватися сервісом можна безкоштовно, але з обмеженим функціоналом. Ціни на розширений пакет стартують від 4 $/місяць.

Chanty

Додаток для командного обміну повідомленнями на основі ШІ. Забезпечує командний обмін повідомленнями, голосові та відеоконференції, спільний доступ до екрану, додаткове керування завданнями, розумні сповіщення тощо.

Сервіс безкоштовний, але є можливість отримати розширений функціонал за 2 $/місяць.

Pumble

Альтернатива для тих, хто шукає платформу обміну повідомленнями, відмінну від Slack, Google Meet або Microsoft Teams. Сервіс дозволяє обмінюватися повідомленнями, розміщувати їх на загальнодоступних і приватних каналах, мати доступ до історії чату, а також проводити аудіо та відеодзвінки.

Сервіс безкоштовний, але є можливість отримати розширений функціонал за 2 $/місяць.

Більше інструментів для віддаленої роботи та ефективного рекрутингу ви знайдете за посиланням.

Навіть якщо віддалена робота застала вас зненацька, не потрібно панікувати. Спробуйте нові інструменти та підходи, стежте за особистою продуктивністю та слухайте свою команду. Тоді робота у будь-якому режимі буде для вас відзначатися новими навичками, а не втратами.